Roteiro de apresentação da escola

Entenda as vantagens, os desafios e aprenda a construir o seu.

Ter um roteiro padronizado de apresentação de serviços para famílias interessadas em uma escola é de extrema importância. Em resumo, o roteiro é uma ferramenta poderosa para transmitir informações consistentes, destacar os diferenciais da escola, dissolver objeções recorrentes e construir um relacionamento sólido com as famílias interessadas.

Abaixo estão descritas algumas vantagens sob diferentes pontos de vista:

1. Resultados comerciais:

Um roteiro padronizado de apresentação ajuda a equipe de vendas a transmitir informações consistentes e relevantes sobre os serviços oferecidos pela escola. Isso proporciona uma imagem profissional e confiável da instituição, o que pode aumentar a credibilidade da escola aos olhos das famílias interessadas. Um roteiro bem estruturado pode destacar os diferenciais da escola, demonstrar o valor que ela oferece e, consequentemente, influenciar positivamente a decisão dos pais na escolha da instituição de ensino para seus filhos. Isso pode levar a um aumento nas matrículas e, consequentemente, resultar em melhores resultados comerciais para a escola.

2. Onboarding, treinamento e capacitação de colaboradores do time comercial:

Ao ter um roteiro padronizado, a escola facilita o processo de treinamento e capacitação de sua equipe comercial. O roteiro serve como um guia estruturado que orienta os colaboradores sobre os principais pontos a serem abordados durante a apresentação dos serviços da escola. Isso garante que todos os membros da equipe tenham conhecimento consistente sobre a escola, seus valores, currículo, atividades extracurriculares, infraestrutura, entre outros aspectos relevantes. Além disso, o roteiro permite que a escola mantenha uma comunicação coesa e uniforme com as famílias interessadas, independentemente de qual colaborador esteja conduzindo a apresentação.

3. Experiência dos clientes durante o processo de matrícula:

Um roteiro padronizado contribui para uma experiência consistente e de qualidade para as famílias interessadas durante o processo de matrícula. Ao seguir um roteiro estruturado, a equipe comercial pode apresentar todas as informações necessárias de forma organizada, responder a perguntas com clareza e fornecer detalhes relevantes sobre os serviços da escola. Isso ajuda a evitar inconsistências e omissões de informações importantes, o que poderia causar frustração ou confusão nos pais. Uma experiência positiva durante o processo de matrícula pode influenciar na percepção dos pais em relação à escola, criando uma primeira impressão favorável e fortalecendo o vínculo de confiança entre a instituição e as famílias interessadas.

4. Oportunidades de melhorias contínuas:

Ao ter um roteiro padronizado, a escola pode avaliar regularmente sua eficácia e identificar oportunidades de melhorias contínuas. Através da análise dos resultados comerciais, feedbacks dos pais e colaboradores, a instituição pode realizar ajustes no roteiro, incluindo informações mais relevantes, adaptando-se às necessidades e expectativas das famílias interessadas. Além disso, a padronização do roteiro facilita a identificação de pontos fortes e fracos nas apresentações, permitindo que a escola aprimore seu discurso e refine a abordagem de vendas ao longo do tempo. Isso contribui para um processo de matrícula cada vez mais eficiente e eficaz, resultando em um melhor desempenho comercial e uma experiência aprimorada para as famílias interessadas.

Estrutura de um bom roteiro de apresentação da escola:

Atenção, cada escola tem seu contexto e seu "mix" de diferenciais e desafios. Por isso, não é possível simplesmente oferecer uma fórmula padronizada de roteiro de apresentação de escolas. Abaixo, faremos uma organização de momentos importantes a serem considerados no momento em que a família chega na escola para conhecer de perto tudo aquilo que a escola pode oferecer para sua criança/jovem.

Momento 1 - "Boas vindas"

Construir uma boa conexão logo no início é imprescindível.

O foco aqui deve ser conectar-se de verdade, iniciar um relacionamento duradouro, baseado em confiança, com o possível cliente. Não é o momento de tentar vender, mas de criar uma relação com as famílias.

Momento 2 - Identificação da dor e ignição ao desejo de solução

Um vendedor é um escutador profissional, um perguntador profissional. E não, um falador inconveniente que trás um excesso de argumentos. Vendas é um processo de descoberta.

Para descobrir o que vai fazer a diferença na escolha da escola por parte da família, seu time de matrículas vai ter que aprender a fazer boas perguntas.

Veja abaixo os pontos que devem ser o foco dessa curiosidade:

Situação: Informação e fatos sobre a situação em que família está no processo de escolha de escola. Deve-se aferir como a família enxerga o processo de escolha, a previsão deles em relação a quando querem ter isso resolvido e quais outras pessoas participarão da tomada de decisão.

Problemas e desafios: Informações sobre dificuldades, insatisfações e preocupações. Aqui é o momento de verificar a visão de escola dos pais, o que eles se preocupam em relação a educação dos filhos, o que eles querem garantir para o futuro e também explorar alguns desafios relacionados a experiência de ser pai ou mãe.

Implicações: Informações que levam a conhecer as consequências e seriedade dos problemas e desafios levantados no item anterior. Exemplo: Você disse que é importante que sua criança tenha acesso a várias atividades extras assim como você teve em sua infância, certo? E se isso não acontecer, quais seriam a consequências para ela, na sua opinião?

Necessidade de solução: Perguntas que levam à soluções e o maior entendimento do que a quer obter da parceria com a escola.

Exemplo: Como nossa escola pode ajudar vocês na educação de seu/sua filho(a)?

Fazer boas perguntas dentro de um processo comercial não é fácil. Escolas que desejam fechar mais matrículas devem dar todo o suporte para que seus consultores desenvolvam essa capacidade. Para facilitar essa competência, pode-se fazer um cardápio de perguntas para cada momento da visita, assim os colaboradores podem consultar sempre que necessário.

Momento 3 - Apresentação da solução

Com base na coleta de informações que foi feita até aqui, chegou a hora de apresentar os diferenciais da escola. O erro mais comum aqui é descrever os atributos daquilo que está sendo visto. Por exemplo:

Ao apresentar uma sala maker, fala-se:

- Essa é a sala maker, ela tem uma impressora 3D. Os alunos vem aqui 1 vez por semana.

Essa forma de apresentação não considera a realidade da família, e não garante a geração de valor, pois muitos pais e mães não conseguem conectar os pontos das vantagens reais que o ambiente pode trazer para sua criança.

Para garantir que os visitantes enxerguem o máximo de valor nos diferenciais que escola têm, siga a seguinte fórmula:

30% (descrição da estrutura física, filosofia e abordagens pedagógicas)

+

70% (Geração de valor, apresentando benefícios alinhados com as dores e o desejo de solução coletados)

Durante a apresentação dos diferenciais deve-se buscar uma interação leve e recíproca. Onde tenta-se evitar ao máximo a “descrição pura dos serviços”. Assim, a participação dos pais acontece a todo momento, e desta forma, eles vão conseguir refletir sobre o que realmente buscam para os filhos.

Dica:

Para cada espaço ou diferencial a ser apresentado, pode ser seguida a seguinte dinâmica:

Consultor gera uma reflexão

Pais respondem

Apresenta-se a solução

Exemplo:

Espaço - biblioteca:

- Estamos chegando na biblioteca, como é a relação de vocês com livros?

- A leitura é uma prática que faz parte do cotidiano da família? Como?

Deixem os pais responderem. (Escuta ativa e curiosa)

Em seguida, iniciamos a descrição do projeto de leituras da escola, incluindo o espaço da biblioteca.

Caso os pais já tenham falado sobre a importância da leitura, utilize as palavras que eles utilizaram para reforçar os benefícios que a leitura trará para a criança. Caso eles não tenham colocado isso anteriormente, aproveite o momento para trazer os benefícios da leitura que mais fazem sentido para a família, com base nas perguntas que foram feitas no início da visita.

Momento 4 - Construindo autoridade

É chegada a hora de garantir que a perspectiva racional dos pais seja atendida. Deve-se apontar provas sociais que trarão mais certeza do investimento que os pais estarão fazendo caso contrate os serviços da escola. Aqui deve-se focar na história da instituição, na qualificação de diretores, coordenadores e docentes. O objetivo deve ser mostrar solidez e gerar segurança.

Momento 5 - Papo de negócios

Chegou a hora de sentir o nível de encantamento quanto ao que foi apresentado. Apresentar preços e demais informações relacionadas aos custos e perguntar se tudo que foi apresentado atende a demanda de educação que eles procuram.

É neste momento que as primeiras objeções podem surgir. Deve-se ter atenção para perceber qual fator vai ser o mais decisivo na tomada de decisão dos pais.

Ao levar a conversa para uma situação de fechamento de matrícula, gera-se a oportunidade de verificar o nível de aceitação dos serviços, as objeções e também, a descrição mais detalhada sobre como será a tomada de decisão, por parte da família.

Informações importantes a serem captadas durante a conversa de negócios:

A família visitará outras escolas?

Quais escolas eles irão visitar?

Outras pessoas irão participar da decisão sobre a matrícula?

Que tipo de material/conteúdo pode facilitar a apresentação da escola para outros tomadores de decisão?

Quando a família pensa em ter a questão educacional da criança resolvida?

O valor do investimento está dentro do que a família tinha planejado para educação da criança?

Momento 6 - Plano de ação "pós-visita"

Deve-se alinhar um plano de ação com os pais para aumentar o engajamento deles no momento “pós-visita". Para ter um “pós-visita” alinhado com a família, é necessário obter dos pais, ao longo da visita, uma “previsão de fechamento”. A previsão de fechamento irá nortear a cadência dos contatos após a visita.

Caso a previsão de fechamento for curta, o consultor deve organizar o “pós-visita” mais enxuto e eficiente. Cenários recorrentes em janeiro e julho.

Caso a previsão de fechamento seja longa, o consultor deve planejar a cadência de contatos e envio de conteúdos, de forma a preencher com maestria esse espaço, e manter a família aquecida, “por perto” o tempo todo. Situação comum nos meses de abril, maio, setembro e outubro. Para fazer isso o uso de um CRM é indispensável.

Momento 7 - Registro CRM

Deve-se registrar os pontos chaves da visita no CRM para que seja executado um pós-visita minimamente ideal.

A escola deve definir as ações mínimas que o consultor deve realizar após a visita das famílias. Para essa definição, é importante refletir sobre a quantidade de visitas que a escola recebe mensalmente, assim como o tamanho da equipe de matrículas. Isso vai aumentar as chances da escola executar o que foi planejado no CRM. Caso necessário, deve-se fazer ajustes conforme novas necessidades das famílias apareçam, ou, o instinto do consultor indique um novo caminho.

O desenho de apresentação de uma escola deve ser fruto de um belo trabalho em equipe, desta forma, mais facilmente são mapeados a diversidade e os desafios inerentes a esse momento.

Por que a Experiência Ótima vai impulsionar sua escola?

Somos uma consultoria especializada em auxiliar escolas a aprimorar a experiência dos clientes desde a matrícula até a renovação. De acordo com dados, as escolas que utilizam nossos serviços alcançam os seguintes resultados:

• Aumento significativo no número de matrículas realizadas por período.

• Melhoria na organização dos processos das principais interações com os clientes da escola.

• Expansão da percepção de valor dos serviços oferecidos pela escola por parte dos clientes.

Quer conversar conosco e descobrir como podemos melhorar a experiência do cliente da sua escola? É sem compromisso! Na pior das hipóteses, você obterá algumas dicas e recomendações valiosas! Então fale com um especialista.