Conduzir uma reunião de pais e professores de maneira produtiva e proveitosa é um grande desafio para educadores. Os responsáveis chegam cheios de expectativas quanto aos avanços conquistados pelas crianças e também com informações limitadas sobre o que ocorre em sala de aula.
A mistura de grandes expectativas com informações limitadas é explosiva!

Após todo o trabalho executado em sala, a última coisa que um professor deseja é um responsável interpretando de forma superficial ou enviesada tudo que foi feito.
Ciente do desafio imposto, o melhor caminho a seguir é planejar de forma minuciosa a reunião, para garantir o encantamento do maior número de pais e mães.
Professor(a), este artigo aumentará sua capacidade de planejar e executar uma reunião com pais, mães e responsáveis de seus alunos. Para aqueles que desejam ir além no aprofundamento de seu conhecimento em relação aos pontos essenciais que tornam esses momentos satisfatórios, preparei um E-Book que traz os fundamentos de uma reunião eficaz com as famílias.
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A seguir, uma sugestão de pauta para Reuniões de pais, mães e professores nos fechamentos de trimestre.
1º Momento - Planejamento, convite e envio de pauta
Objetivo: Trazer previsibilidade e demonstrar organização.
Boas reuniões são planejadas com antecedência. Convidados que recebem uma pauta do que será tratado na reunião conseguem acompanhar com mais tranquilidade o processo que foi estabelecido.
2º momento - Acolhida
Objetivo: Garantir uma “conexão” inicial positiva com pais e mães.
Para reuniões on-line: seja o primeiro a entrar na sala, deixe uma mensagem acolhedora no chat e, se possível, dê boas vindas citando o nome das pessoas, conforme os convidados vão chegando.
Para reuniões presenciais: organize a sala com antecedência e receba os convidados pelos nomes, com olhar e expressões faciais positivas.
3º momento - Aquecendo os motores
Objetivo: Deixar todos na frequência correta para uma boa conversa.
Lembre-se que o mundo fora da escola pode ser hostil e complexo. Nossos convidados estão imersos em seus desafios e tarefas diárias ligadas ao trabalho, trânsito, preocupações etc. Colocar todos em uma frequência respeitosa e tranquila pode ser um divisor de águas para sua reunião de portfólio.
Sugestões de aquecimento:
1- Reflexão com base em texto, vídeo ou imagem
Certifique-se de gerar curiosidade. Em seguida, seja firme na forma como conecta a reflexão ao que você espera da reunião (isso exige preparação). Essas reflexões podem estar ligadas a formas nobres de olhar a infância, à riqueza de detalhes escondidos em situações triviais, à valorização do processo ao invés do resultado final etc.
2- Momento de atenção plena
Momentos de atenção plena trazem tranquilidade ao ambiente. Certifique-se de não utilizar músicas de cunho religioso ou exotéricas. A forma mais simples de realizar esses momentos é convidando as pessoas a respirarem e perceberem o próprio corpo durante alguns momentos. Algumas pessoas podem, inicialmente, sentir desconforto, porém, isso faz parte do processo.
Sugestão de introdução para um momento de atenção plena:
“Antes de começarmos, para garantir que estejamos todos no momento atual, gostaria de convidá-los a fazer um exercício de respiração consciente. Não é nada demais. Vamos apenas sentar de forma ereta e trazer a mente ao “agora” através da respiração, por 1 minuto.
(Existem inúmeros textos de meditação guiada simples na internet).
3- Jogo ou dinâmica
Jogos ou dinâmicas de grupo podem ser utilizados para trazer leveza ao início das reuniões. Assim como a reflexão por texto ou imagem, é necessário preparar um fechamento conciso e efetivo para que os convidados percebam o propósito da atividade. Deve-se prestar atenção no tempo da atividade e, também, evitar atividades que possam colocar os convidados em situações embaraçosas.
4º momento - Descrever e valorizar as atividades e projetos realizados ao longo do trimestre.
Objetivo: Gerar valor às atividades e projetos realizados e apresentar as evidências de aprendizagem mais significativas do trimestre.
Utilize a equação: (30% descrição + 70% Benefícios)
Relatórios
Inspire os responsáveis a terem um olhar sensível e apreciativo. Articule com a coordenação pedagógica os pontos mais importantes do relatório em questão.
5º momento – Perguntas e respostas
Faça um momento de troca franca com os responsáveis. Caso você envie a pauta com antecedência, peça a eles para prepararem perguntas, pois terão um momento para saná-las.
Em reuniões on-line, dê a eles liberdade para enviarem perguntas pelo chat diretamente para você, ou mesmo no chat do grupo. Para aqueles que gostam de falar, ofereça espaço e microfone, mas lembre-se de, sutilmente, apontar os limites de tempo relacionados ao momento.
Seja firme na condução de sua reunião e mostre organização.
6º momento - Visão de futuro
Ofereça uma visão de futuro alinhada às expectativas de sua audiência. Escolha competências que fazem sentido para o grupo e gere uma visão objetiva de futuro.
Dica: Peça para os responsáveis participarem da pesquisa de satisfação e tenha acesso a informações valiosas.
Parte final - Transformar a escola na solução que faz sentido para a família.
Transformar o que queremos no que é valor para a outra pessoa é ser influente. Para isso é necessário conhecer a necessidade do outro. Para que você, professor(a), gere valor a partir do que foi feito ao longo do trimestre, é necessário facilitar para que pais e mães sintam ou enxerguem os benefícios do que foi feito. Para conduzir uma reunião eficaz é preciso preparação e planejamento. Lembre-se: muitos pais e mães esperam por este momento para avaliar com mais “objetividade” o seu trabalho.
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